Manual de buenas prácticas digitales
WhatsApp y correos sin caos
En un mundo digital cada vez más complejo, te compartimos reglas simples y prácticas para una comunicación eficiente.
Objetivo: Transformar el desafío de las interacciones digitales en una oportunidad para mejorar nuestra productividad, relaciones profesionales.
La comunicación digital
Con claridad
Mensajes directos y comprensibles que
eviten malentendidos y confusiones innecesarias.
¿Cómo?
Respeto
Consideración por el tiempo y la atención de
nuestros colegas en cada interacción.
Eficiencia
Optimización del tiempo y recursos mediante comunicación efectiva y oportuna.
WhatsApp:
Uso profesional
WhatsApp es una herramienta de comunicación empresarial indispensable, pero su uso requiere las mismas reglas de cortesía y profesionalismo que cualquier otro medio laboral.
El uso responsable implica establecer límites claros entre lo personal y lo laboral, respetar horarios y mantener un tono apropiado. Cada mensaje refleja nuestra profesionalidad y contribuye al ambiente de trabajo.
La inmediatez de WhatsApp no es sinónimo de urgencia. Los mensajes no siempre requieren una respuesta instantánea, pero sí oportuna y considerada, mostrando respeto por nuestros colegas.
Consejo clave: Trata WhatsApp como una extensión de tu comunicación profesional, no como una plataforma informal.
10 Reglas de oro
WhatsApp
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Responde siempre los mensaje Responde prontamente para demostrar respeto y profesionalismo
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Respeta el propósito de los grupo Asegúrate de que las conversaciones se ajusten al objetivo del grupo.
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Usa audios con moderación Usa audios solo cuando sea apropiado, considerando al receptor.
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Verifica antes de reenviar Verifica la información antes de compartirla; evita cadenas falsas.
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Cuida los horarios Respeta los horarios de descanso; solo contacta en urgencias.
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Cierra las conversaciones Concluye las conversaciones con un cierre profesional, como un "gracias".
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Escribe antes de llamar Confirma la disponibilidad enviando un mensaje antes de llamar a nuevos contactos.
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Modera el uso de emojis Limita el uso de emojis (1-2 por mensaje) para mantener el profesionalismo.
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Evita el phubbing Evita ignorar a las personas presentes por el móvil; prioriza la atención plena.
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Cuida la ortografía Revisa la ortografía y el uso de mayúsculas; los errores afectan tu imagen profesional.
Correo electrónico:
Comunicación
profesional efectiva
El correo electrónico es el pilar de la comunicación empresarial formal, ideal para estructurar ideas complejas y establecer compromisos claros. Un email bien redactado, con asunto claro, contenido lógico y próximos pasos definidos, es una herramienta clave para el éxito de cualquier proyecto.
Asunto Claro
El asunto debe ser específico y accionable, permitiendo al receptor entender inmediatamente el propósito del mensaje.
Respuesta Oportuna
Responde en máximo 24 horas laborales, incluso si es para confirmar recepción y solicitar más tiempo.
Próximos Pasos
Cierra siempre con acciones concretas, responsables asignados y fechas específicas de cumplimiento.
7 Claves del Correo
Profesional
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Asunto claro y accionable: Redacta asuntos específicos para priorizar la bandeja de entrada.
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Propósito en el primer renglón: Establece el objetivo del correo para captar atención y facilitar comprensión.
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Usa bullets o numeración: Estructura visualmente la información para facilitar lectura y comprensión.
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Cierra con próximos pasos: Define responsables y fechas para asegurar seguimiento y cumplimiento.
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Confirma recepción en temas críticos: Asegura la recepción y comprensión de información importante.
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Responde en máximo 24h laborales: Mantén un estándar de respuesta profesional y respetuoso.
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Respeta horarios laborales: Programa envíos dentro del horario laboral para respetar el equilibrio vida- trabajo.
¿Responder a Todos?
✅ Cuándo SÍ usarlo
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La respuesta aplica y beneficia a todos los destinatarios
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Confirmación de asistencia, acuerdos o decisiones grupales
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Información relevante que todo el grupo necesita conocer
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Actualizaciones de estado que afectan a todo el proyecto
❌ Cuándo NO usarlo
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La respuesta solo compete al remitente original
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Mensajes de cortesía como "gracias" u "ok"
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Información personal o sin valor para el grupo
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Comentarios que pueden generar confusión
Regla de Oro
Antes de hacer clic en "Responder a todos", pregúntate: ¿Todos los destinatarios realmente necesitan saber esta información? Si la respuesta es no, responde solo al remitente.
Impacto de las Buenas
Prácticas Digitales
La implementación de buenas prácticas digitales genera un impacto positivo en la productividad y el ambiente laboral, reduciendo malentendidos y fortaleciendo la confianza.
40% Reducción de Tiempo
Menos tiempo perdido en aclaraciones y malentendidos cuando se aplican buenas prácticas de comunicación.
60% Mayor Satisfacción
Incremento en la satisfacción laboral cuando la comunicación es clara y respetuosa
Disminución del estrés
relacionado con la sobrecarga de información y comunicación ineficiente.
Estas mejoras no solo benefician a nivel individual, sino que crean una cultura organizacional sólida, donde la comunicación efectiva es una ventaja competitiva.
